Kaum ein Verkauf scheitert an fehlenden Interessenten. Er verzögert sich an fehlenden Papieren. Banken finanzieren nicht ohne Grundbuchauszug, Notare beurkunden nicht ohne klare Eigentumsverhältnisse, und Käufer springen ab, wenn Unterlagen wochenlang nachgereicht werden. Deshalb lohnt es sich, die Mappe vollständig zu haben, bevor die erste Anzeige online geht. Die meisten Dokumente sind kostenlos oder kosten eine überschaubare Gebühr — teuer wird nur die Zeit, die man mit dem Nachfordern verliert.
Für jede Immobilie
Grundbuchauszug
Das zentrale Dokument. Es weist aus, wem die Immobilie gehört, wie groß das Flurstück ist und welche Rechte Dritter eingetragen sind: Grundschulden und Hypotheken in Abteilung III, Wegerechte, Wohnrechte, Nießbrauch oder Vorkaufsrechte in Abteilung II. Den Auszug bekommen Sie beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben — als Eigentümer haben Sie es. Der Auszug sollte aktuell sein; ein Ausdruck aus dem Jahr des Kaufs genügt nicht.
Flurkarte oder Liegenschaftskarte
Zeigt den Zuschnitt des Grundstücks und die Lage der Gebäude darauf. Erhältlich beim Katasteramt beziehungsweise beim Amt für Geoinformation der Stadt oder des Landkreises, in vielen Bundesländern inzwischen online bestellbar.
Bauakte, Baupläne und Baubeschreibung
Grundrisse, Schnitte, Ansichten und die Baugenehmigung. Falls Sie diese Unterlagen nicht selbst haben, führt der Weg zum Bauordnungsamt, das die Bauakte aufbewahrt. Wichtig sind auch Genehmigungen für spätere Anbauten, den Dachgeschossausbau oder den Wintergarten. Nicht genehmigte Umbauten sind ein häufiger Streitpunkt und müssen dem Käufer offengelegt werden.
Wohnflächenberechnung
Die Wohnfläche steht im Exposé und beeinflusst den Preis unmittelbar. Sie sollte nachvollziehbar berechnet sein — üblicherweise nach der Wohnflächenverordnung, bei der Dachschrägen und Balkone nur anteilig zählen. Eine grob geschätzte Fläche kann später als Mangel gewertet werden.
Energieausweis
Er muss spätestens zur Besichtigung vorliegen, und die Pflichtangaben daraus gehören bereits in die Anzeige. Was das im Einzelnen bedeutet, welcher Ausweistyp zulässig ist und wie lange er gilt, steht auf unserer Seite zum Energieausweis.
Nachweise über Modernisierungen
Rechnungen und Handwerkerbelege für neue Fenster, Dach, Heizung, Elektrik oder Dämmung. Sie belegen, was Sie im Exposé behaupten, und sind das beste Argument in der Preisverhandlung. Dazu gehören auch Wartungsnachweise und der Schornsteinfegerbericht.
Grundsteuerbescheid und laufende Kosten
Käufer fragen nach den Betriebskosten. Halten Sie den aktuellen Grundsteuerbescheid, die Abrechnungen für Wasser, Abwasser und Müll sowie die Versicherungspolicen für Gebäude- und Elementarschadenversicherung bereit.
Zusätzlich bei Eigentumswohnungen
Teilungserklärung mit Aufteilungsplan
Sie regelt, was Sondereigentum und was Gemeinschaftseigentum ist, welche Sondernutzungsrechte bestehen — etwa am Stellplatz oder am Gartenanteil — und wie die Kosten verteilt werden. Ohne dieses Dokument kann ein Käufer nicht beurteilen, was er eigentlich erwirbt.
Protokolle der Eigentümerversammlungen
Üblich ist die Vorlage der letzten drei Jahre. Aus ihnen ergibt sich, welche Sanierungen beschlossen oder aufgeschoben wurden, ob es Streit in der Gemeinschaft gibt und welche Sonderumlagen anstehen. Beschlossene, aber noch nicht bezahlte Maßnahmen sind ein klassischer Verhandlungspunkt.
Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan
Sie zeigen die tatsächliche monatliche Belastung und den Anteil, der in die Erhaltungsrücklage fließt. Ergänzend gehört der aktuelle Stand der Rücklage dazu — eine gut gefüllte Rücklage ist ein Verkaufsargument, eine leere erklärt spätere Sonderumlagen.
Beschlusssammlung und Verwaltervertrag
Die Beschlusssammlung fasst alle geltenden Beschlüsse der Gemeinschaft zusammen. Name und Kontakt der Verwaltung braucht der Notar ohnehin, weil bei vielen Teilungserklärungen die Verwaltung dem Verkauf zustimmen muss.
Sonderfälle
Vermietete Immobilie: Mietverträge, Nachweise über Mietzahlungen und Kautionen, die letzten Betriebskostenabrechnungen. Der Käufer tritt in bestehende Mietverhältnisse ein; Ein gesetzliches Vorkaufsrecht kann insbesondere beim ersten Verkauf nach einer Umwandlung in Wohnungseigentum bestehen, wenn die Umwandlung nach Überlassung an den Mieter erfolgt ist oder erfolgen soll. Es gibt Ausnahmen, etwa beim Verkauf an Familien- oder Haushaltsangehörige des Vermieters; maßgeblich ist § 577 BGB.
Erbfall: Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, außerdem die Grundbuchberichtigung. Verkauft eine Erbengemeinschaft, müssen alle Miterben mitwirken.
Erbbaurecht: Der Erbbaurechtsvertrag, die Restlaufzeit und die Höhe des Erbbauzinses. Beides beeinflusst die Finanzierbarkeit erheblich.
Noch laufende Finanzierung: Eine Löschungsbewilligung der Bank für die eingetragene Grundschuld sowie eine Auskunft über die Restschuld und eine mögliche Vorfälligkeitsentschädigung.
Denkmalschutz oder besondere Lage: Bescheide der Denkmalschutzbehörde, Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis und, falls relevant, der Altlastenauskunft. Ein Baulastenverzeichnis existiert nicht in allen Bundesländern — fragen Sie bei der Bauaufsicht nach.
Praktischer Hinweis
Legen Sie alle Dokumente einmal digital ab, in lesbarer Auflösung und mit sprechenden Dateinamen. Interessenten und deren Banken fragen dieselben Unterlagen mehrfach an. Wer sie in einer Datei zusammen versenden kann, wirkt vorbereitet — und das wirkt sich auf die Verhandlung aus.
Wie sich die Unterlagen in den Gesamtablauf einfügen, zeigt unsere Übersicht zum Ablauf in sieben Schritten.
Quellen: Wohnflächenverordnung, Wohnungseigentumsgesetz, BGB